Cập nhật Nguyên tắc gửi Email vào Gmail năm 2024
Thông tin
Theo như thông báo của Gmail thì bắt đầu tháng 02 năm 2024 có 1 số đổi mới bảo mật gửi vào gmail
Quan trọng: Kể từ tháng 2 năm 2024, Gmail sẽ yêu cầu những người gửi từ 5.000 thư trở lên mỗi ngày đến các tài khoản Gmail phải làm các việc sau: Xác thực email gửi đi, tránh gửi email không mong muốn, đồng thời giúp người nhận dễ dàng huỷ đăng ký.
Các nguyên tắc trong bài viết này có thể giúp bạn gửi và chuyển thành công email đến các tài khoản Gmail cá nhân. Tài khoản Gmail cá nhân là tài khoản có đuôi là @gmail.com hoặc @googlemail.com.
Người gửi trên Google Workspace: Nếu bạn sử dụng Google Workspace để gửi số lượng lớn email thì phải tuân thủ theo chính sách Gmail của Google Workspace.
Nội dung cập nhật về các yêu cầu đối với người gửi
Điểm mới trong tháng 12/2023 Gmail đã cập nhật đối với người gửi bắt buộc phải dùng kết nối TLS để truyền email.
Yêu cầu đối với tất cả người gửi vào gmail
Kể từ ngày 1 tháng 2 năm 2024, tất cả những người gửi email đến các tài khoản Gmail đều phải đáp ứng các yêu cầu trong mục này.
Quan trọng: Nếu bạn gửi hơn 5.000 thư mỗi ngày đến các tài khoản Gmail, hãy tuân theo Các yêu cầu đối với việc gửi từ 5.000 email trở lên mỗi ngày.
- Thiết lập phương thức xác thực email DKIM hoặc SPF cho miền của bạn.
- Đảm bảo rằng địa chỉ IP hoặc miền gửi thư có bản ghi DNS chuyển tiếp và bản ghi DNS ngược hợp lệ, còn được gọi là bản ghi PTR (PTR record hay dân gian gọi là IP Reverse). Tìm hiểu thêm hướng dẫn tại đây (https://support.google.com/mail/answer/81126)
- IP Adress: Địa chỉ IP gửi của bạn phải có bản ghi PTR. Bản ghi PTR xác minh rằng tên máy chủ gửi được liên kết với địa chỉ IP gửi. Mỗi địa chỉ IP phải liên kết với một tên máy chủ trong bản ghi PTR. Tên máy chủ trong bản ghi PTR phải có DNS chuyển tiếp tham chiếu đến địa chỉ IP gửi.
- IP Sharing (Dạng sài chung host): Địa chỉ IP dùng chung (IP dùng chung) là địa chỉ IP được nhiều người gửi email sử dụng. Hoạt động của bất kỳ người gửi nào sử dụng địa chỉ IP dùng chung cũng sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của tất cả người gửi sử dụng IP dùng chung đó.
- Danh tiếng xấu có thể ảnh hưởng đến tần suất gửi thư của bạn.
- Nếu bạn sử dụng một IP dùng chung để gửi email, bạn cần:
- Đảm bảo địa chỉ IP dùng chung đó không thuộc bất kỳ danh sách chặn nào trên Internet. Thư được gửi từ địa chỉ IP trong danh sách chặn sẽ có nhiều khả năng bị đánh dấu là thư rác.
- Nếu bạn sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ email cho IP dùng chung của mình, hãy sử dụng Công cụ Postmaster để giám sát danh tiếng của địa chỉ IP dùng chung.
- Sử dụng kết nối TLS để truyền email. Để biết các bước thiết lập TLS trong Google Workspace. Xem hướng dẫn tại đây (https://support.google.com/a/answer/2520500)
Giữ cho tỷ lệ thư rác được báo cáo trong Công cụ Postmaster dưới 0,1% và đừng để tỷ lệ thư rác bằng hoặc cao hơn 0,3%. Xem hướng dẫn tại (https://gmail.com/postmaster). Phần này nên đăng ký và add domain của các bạn vào để giám sát
Rate dưới 0.1%, và không cao hơn 0.3% sẽ bị khoá ngay lập tức này gặp rồi Gmail block luôn domain gửi vào.
5. Định dạng thư theo Tiêu chuẩn định dạng thư trên Internet (RFC 5322) (https://tools.ietf.org/html/rfc5322)
6 Không được mạo danh ở phần đầu thư Từ: của Gmail. Gmail sẽ bắt đầu sử dụng chính sách thực thi cách ly theo DMARC, và việc mạo danh trong phần đầu thư Từ: của Gmail có thể ảnh hưởng đến việc gửi email (https://support.google.com/a/answer/10032169#policy-options)
7. Nếu bạn thường xuyên chuyển tiếp email, kể cả việc sử dụng danh sách gửi thư hoặc cổng thư đến, hãy thêm phần đầu ARC vào email gửi đi. Phần đầu ARC cho biết thư đã được chuyển tiếp và xác định bạn là người chuyển tiếp. Người gửi danh sách gửi thư cũng phải thêm phần đầu List-id:. Phần đầu này chỉ định danh sách gửi thư cho các thư gửi đi. (https://support.google.com/mail/answer/81126?hl=vi&sjid=11774976608095956067-AP#arc)
Yêu cầu đối với việc gửi từ 5.000 email trở lên mỗi ngày gửi vào Gmail
Kể từ ngày 1 tháng 2 năm 2024, những người gửi hơn 5.000 thư mỗi ngày đến các tài khoản Gmail phải đáp ứng các yêu cầu trong mục này.
- Thiết lập phương thức xác thực email DKIM hoặc SPF cho miền của bạn.
- Đảm bảo rằng địa chỉ IP hoặc miền gửi thư có bản ghi DNS chuyển tiếp và bản ghi DNS ngược hợp lệ, còn được gọi là bản ghi PTR. Tìm hiểu thêm
- Sử dụng một kết nối TLS để truyền email. Để biết các bước thiết lập TLS trong Google Workspace, hãy xem bài viết Cần có một kết nối bảo mật cho email.
- Giữ cho tỷ lệ thư rác được báo cáo trong Công cụ Postmaster dưới 0,1% và đừng để tỷ lệ thư rác bằng hoặc cao hơn 0,3%. Tìm hiểu thêm về tỷ lệ thư rác.
- Định dạng thư theo Tiêu chuẩn định dạng thư trên Internet (RFC 5322).
- Không được mạo danh ở phần đầu thư Từ: của Gmail. Gmail sẽ bắt đầu sử dụng chính sách thực thi cách ly giao thức DMARC, và việc mạo danh phần đầu thư Từ: của Gmail có thể ảnh hưởng đến việc gửi email.
- Nếu bạn thường xuyên chuyển tiếp email, kể cả việc sử dụng danh sách gửi thư hoặc cổng thư đến, hãy thêm phần đầu ARC vào email gửi đi. Phần đầu ARC cho biết thư đã được chuyển tiếp và xác định bạn là người chuyển tiếp. Người gửi danh sách gửi thư cũng phải thêm phần đầu List-id:. Phần đầu này chỉ định danh sách gửi thư cho các thư gửi đi.
- Thiết lập phương thức xác thực email bằng DMARC cho miền gửi thư của bạn. Bạn có thể đặt Chính sách thực thi bằng DMARC thành none. Tìm hiểu thêm
- Đối với thư trực tiếp, miền trong phần Từ: của người gửi phải khớp với miền SPF hoặc miền DKIM. Đây là điều kiện bắt buộc để vượt qua yêu cầu phù hợp với DMARC.
- Thư tiếp thị và thư gửi cho những người đã đăng ký phải hỗ trợ tính năng nhấp một lần để huỷ đăng ký, đồng thời phải có một đường liên kết huỷ đăng ký rõ ràng trong nội dung thư. Tìm hiểu thêm
Nếu bạn gửi hơn 5.000 email mỗi ngày trước ngày 1 tháng 2 năm 2024, hãy làm theo các nguyên tắc trong bài viết này càng sớm càng tốt. Việc đáp ứng các yêu cầu dành cho người gửi trước thời hạn trên có thể giúp cải thiện khả năng gửi email. Nếu bạn không đáp ứng các yêu cầu được mô tả trong bài viết này, email của bạn có thể không được gửi như mong đợi hoặc có thể bị đánh dấu là thư rác.
Để tìm hiểu thêm về cách thiết lập SPF, DKIM và DMARC, hãy truy cập vào bài viết Ngăn chặn thư rác, hành vi giả mạo và lừa đảo bằng phương thức xác thực của Gmail (https://support.google.com/a/answer/10583557 )
Lời kết
Đối với Quản trị viên IT Admin đơn vị, công ty cơ quan mình đang quản lý nên xem lại cách gửi email hiện tại của để đảm bảo bảo mật Email đám ứng đủ các tiêu chí trên:
- Authentication (SPF, DKIM và DMARC), PTR, mà Gmail hay Yahoo yêu cầu… Nếu cần, hãy cập nhật cấu hình SPF, DKIM và DMARC của bạn để tuân thủ các yêu cầu mới.
- PTR Record
- Kiểm tra Email System dùng giao thức TLS connection tranmission
- Tận dụng tối đa công cụ Postmaster giám sát các chỉ số của Gmail đưa ra: Authenticated (SPF, DKIM, DMARC), Spam rate luôn dưới 0,1% và không vượt 0.3%, IP reputation, domain reputation (High), Encryption traffic(TLS incoming/ TLS Outgoing),…
- Đối với hệ thống marketing thường dùng bulk email cần đáp ứng tiêu chí Gmail nếu không sẽ dính chưởng block domain trường hợp này Phương Nguyễn đã gặp rồi ít nhất hơn 3 khách hàng.
- Hạn chế thấp nhất các email vào gmail quảng cáo mà bị report là spam thì sẽ dính spam. Trương hợp có dùng để gửi email dạng thông báo hoặc tiếp thị liên kết cho khách thì nên có phương thức dễ đăng ký (subscribe) và huỷ đăng (List-Unsubscribe=One-Click) một lần nếu có.
Thiết nghĩ đây là yêu cầu bắt buộc với 1 hệ thống email mà bạn đang quản trị hệ thống nhà làm (on-premise) hay thuê hosting hay đi thuê cloude GG, 365, Zoho,.. Cũng nên xem và kiểm tra chặt chẽ để tránh Spam không đáng có.
Bài viết có tham khảo gmail và hiệu chỉnh theo ý cá nhân.
https://support.google.com/mail/answer/81126
Phương Nguyễn dịch và viết
